blog공기업 고양도시관리공사 소개
고양도시관리공사는 “고양 시민의 행복을 만들어 가는 창조 공기업”이라는 비전을 기반으로 설립된 고양시 산하기관입니다. 고양시 내 체육센터와 문화센터를 포함한 30여 개 이상의 공공시설을 운영·관리하고 있으며, 도시개발 사업까지 폭넓은 업무를 수행하고 있습니다.
“관내 30여 개의 사업장을 운영하는 공기업에서 회의 방식은 업무 효율을 좌우하는 핵심 요소입니다. 고양도시관리공사는 분산된 사업장 구조 속에서 이동 시간과 회의 준비 부담을 줄일 수 있는 화상회의 도입을 고민하게 되었습니다.”
– 고양도시관리공사 기획조정실 스마트정보팀 담당자
30여 개의 분산된 사업장을 운영하는 조직에서 협업 방식은 곧 업무 효율로 이어집니다. 보다 안정적인 화상회의 기반 협업 환경을 고민하던 고양도시관리공사는 리모트미팅(RemoteMeeting)을 도입했습니다. 도입 배경과 실제 활용 경험을 스마트정보팀 담당자 인터뷰를 통해 살펴봅니다.
공기업의 화상회의 도입 배경
Q.도입하기 전에 어떤 문제가 있었나요?
다양한 사업을 운영하다 보니 부서 간 회의도 잦고, 외부 기관과 협의해야 하는 일도 많은데, 사업장이 고양시 전역에 분산되어 있다 보니 회의 참석을 위해 이동하는 시간이나 비용 등의 부담이 있었습니다. 길게는 한 시간씩 걸려서 회의 장소로 이동하는 경우도 많습니다.
일정 조율도 쉽지 않아 한 번 회의를 진행하려면 최소 3일, 길게는 일주일 전부터 일정을 공지하다 보니 회의 준비에 따른 업무 부담도 상당한 편이었습니다. 자연스럽게 회의 운영 방식에 대한 고민도 이어졌습니다.
코로나19 시기에는 회의를 서면으로 대체하기도 했습니다. 하지만 텍스트로만 논의하기에는 한계가 분명했고, 시간이 지날수록 즉각적인 소통의 필요성을 느끼게 되었습니다. 그때부터 공기업 환경에 무리 없이 적용 가능한 화상회의 솔루션을 본격적으로 검토하게 되었습니다.
리모트미팅 화상회의 선택 이유
Q.왜 다른 솔루션이 아닌 리모트미팅을 선택하셨나요?
처음에는 줌(Zoom)을 비롯해 여러 솔루션을 검토했습니다. 실제 내부 테스트 사용을 진행하기도 했습니다. 하지만, UI가 다소 복잡하게 느껴졌고, 팀장급 이상 임원들이 사용하기에는 부담이 있을 수 있겠다는 생각이 들었습니다. 공기업 회의는 다양한 직급과 연령대의 임직원이 참여하기 때문에 복잡한 설치나 별도의 설명 없이도 쉽게 사용할 수 있는 사용성이 가장 중요했습니다.
이런 면에서 리모트미팅은 완벽한 한국어 지원과 직관적인 화면 구성이 인상적이었습니다. 프로그램 설치 없이 웹브라우저에서 바로 접속할 수 있다는 점도 장점이었습니다. 외부 기관 관계자와의 회의에서도 사용 안내가 최소화될 수 있겠다고 판단해 최종 선택하게 되었습니다.
Q.공기업 화상회의 도입 시 가장 중요한 기준은 무엇이라고 보시나요?
연결 안정성이라고 생각합니다. 공공기관 회의는 한 번 열리면 참석 인원이 많은 경우가 많습니다. 이런 회의에서 접속이 끊기거나 오류가 발생하면 전체 일정에 영향을 줄 수 있습니다. 그래서 기능의 다양성보다 실제 회의가 안정적으로 운영되는지를 가장 중요하게 확인했습니다. 리모트미팅은 안정성 측면에서 공공기관 환경에 적합하다고 판단했고, 도입 이후에도 큰 이슈 없이 운영되고 있습니다. 직원 만족도 역시 높은 편입니다.
공기업의 화상회의 활용법
Q.도입 후 어떻게 활용하고 계시나요?
현재 저희 공사의 주요 회의는 대부분 리모트미팅으로 진행하고 있습니다. 매달 열리는 월간 회의는 물론이고, 팀장급 이상 약 50명이 동시에 참석하는 주간 회의까지 안정적으로 운영 중입니다. 디바이스 제한이 없어 외부 기관과의 회의에서도 유용하게 활용하고 있습니다. 향후에는 대규모 온라인 교육 등으로 활용 범위를 확대하는 방안도 검토 중입니다.
Q.자주 사용하는 기능은 무엇인가요?
공유 기능을 가장 많이 활용하고 있습니다. TF 회의나 제안 관련 회의에서는 화면을 분할해 자료와 참석자 화면을 함께 보며 논의하는 경우가 많습니다. 회의 흐름을 끊지 않고 문서와 화면을 동시에 공유할 수 있다는 점이 협업 효율을 높여주고 있습니다.
공기업의 화상회의 도입 효과
Q.리모트미팅 도입 후 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 회의 준비 부담이 줄어든 점입니다. 이전에는 일정 조율과 이동을 고려해야 했지만, 지금은 각 사업장의 사무실 자리에서 바로 회의에 참여할 수 있습니다. 출장이나 휴가 중에 긴급 상황이 발생하면 모바일로 회의에 참여할 수 있어 대응 속도가 빨라졌습니다. 일례로, 태풍·장마 시기에 시설물 파손으로 인한 시민 불편 민원이 발생했을 때, 새벽 시간이었음에도 리모트미팅을 통해 긴급 회의를 열어 상황을 즉시 보고하고 유관 부서와 공조할 수 있었습니다. 기존 방식이었다면 쉽지 않았을 대응이었습니다.
결론
공기업 고양도시관리공사는 리모트미팅 화상회의 도입을 통해 회의 운영 방식을 개선했습니다. 사업장 간 이동에 쓰이던 시간을 줄이고, 필요할 때 바로 논의할 수 있는 구조를 만들어 업무 대응 속도를 높였습니다.
| 구분 | 리모트미팅 도입 전 | 리모트미팅 도입 후 |
|---|---|---|
| 회의 준비 | 최소 3일~1주일 전 일정 조율 | 필요시 즉시 회의 시작 |
| 이동 비용 | 사업장 간 이동 시간·비용 발생 | 이동 없이 각 사업장에서 참여 |
| 긴급 대응 | 일정 재조율 후 대면 보고 | 새벽·주말에도 즉시 상황 보고 |
| 협업 방식 | 서면 대체로 인한 소통 단절 | 문서·화면 공유 실시간 협업 |
아직도 회의 준비에
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